AN UNEXPECTED VISIT |
Un matin, quelqu’un sonne à la porte de l’entreprise. Un inconnu ne vous offre pas des fleurs : il envahit vos locaux, brandissant une carte officielle. Dès cet instant, la boîte de Pandore des risques s’ouvre, la prudence est de rigueur, le stress augmente….Rappels de quelques règles essentielles et de bonnes pratiques à mettre en œuvre. Focus Action.
Chaque jour, à chaque instant, différents types d’intervenants extérieurs sont susceptibles de se présenter à la porte de l’entreprise (siège, site, agence, entrepôt, usine…). Ces visites impromptues, parfois annoncées par lettre simple, lettre recommandée ou fax, peuvent émaner des Forces de Police, de Gendarmerie, des Douanes, de la Répression des Fraudes, d’huissiers, d’avocats, mais aussi d’espions industriels, de malfrats voire de terroristes...
Devant un tel cas de figure, il convient d’être prudent. Car, au-delà du risque d’intrusion et/ou de présence non désirée de personnes extérieures potentiellement dangereuses pour l’intégrité des équipes et/ou des actifs de l’entreprise, toute visite imprévue peut être source de risques, avec des impacts financiers, pénaux, juridiques, fiscaux ; sociaux….
Quelques principes majeurs à retenir :
- Règle n°1 : informer immédiatement le responsable du site, de l’établissement visité, ainsi que le Siège social et la Direction Juridique de l’entreprise. Vérifier ce qui pourra être légalement demandé (tout n’est pas forcément accessible à tous les interlocuteurs)
- Règle n°2 : accueillir courtoisement le visiteur. Vérifier systématiquement son identité, les motifs formels de sa visite et les demandes qu’il va formuler (remise ou consultation de documentation, d’écrits, de produits, inspections physiques de sites, perquisition, contrôles…)
- Règle n°3 : installer le visiteur en terrain neutre (salle de réunion, bureau inoccupé mais vide de tous documents). Ne jamais installer le visiteur dans un bureau fermé ou pouvant détenir des éléments/documents indiscrets ou susceptibles d’être retenus contre vous
- Règle n°4 : ne jamais laisser seul le visiteur. Rester à ses côtés et le raccompagner après sa visite. Ne pas laisser au visiteur la possibilité de déambuler seul dans les locaux.
- Règle n°5 : renseignez-vous sur vos droits, en lien avec votre conseil juridique et/ou votre avocat. Tout n’est pas autorisé, et vous n’avez pas forcément à accepter n’importe quel type de demande
- Règle n°6 : Assurez la plus grande vigilance à ce qui sera dit, à ce que vous direz et à ce qui sera transmis. Ne pas se déposséder de documents originaux (faire des copies). Lister les documents consultés et/ou saisis avec exactitude
- Règle n°7 : prendre immédiatement contact avec son Conseil juridique, pour information et conduite à tenir en fonction des éléments transmis ou des dépositions formulées
- Règle n°8 : les mandataires sociaux et les dirigeants devraient toujours disposer dans leur bureau, au cas où : d’un pull, de mocassins, d’une tenue de rechange et d’un kit de toilette (garde à vue, emprisonnement, séquestration)
- Règle n°9 : disposer en permanence d’une liste précise et fiable de contacts à prévenir en cas de garde à vue, de rétention ou de séquestration : famille, avocats, huissier, médias
- Règle n°10 : définir les règles de fonctionnement de l’entreprise en cas d’absence temporaire du ou des dirigeants (prise de décision, pouvoirs de signature, fonctionnement courant) ainsi que les règles de communication interne et externe face à l’évènement.
La préparation, la formation et la sensibilisation des équipes à l’arrivée éventuelle d’une visite imprévue, lourde de conséquences potentielles pour l’entreprise, garantit le meilleur niveau de traitement de la situation. Plus l’organisation est préparée, mieux elle réagira le moment venu.
Préparez-vous au pire : pour rappel, il n’est jamais décevant !
Pour que votre entreprise devienne demain une entreprise durable, investissez dans votre pérennité.
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La Direction |
